LAGER & EKONOMI · PRAKTISK GUIDE
Kontrollera beställning, leverans
och faktura
En beställning visar vad ni ville köpa. Leveransen visar vad ni fick. Fakturan visar vad leverantören vill ha betalt för. Kontrollera underlagen tillsammans innan ni godkänner.
Floowlie · Innehåll granskat 29 september 2026
Det viktigaste först
Jämför samma artikel och samma enhet genom hela flödet. Dokumentera skillnader och låt ansvarig granska dem innan fakturan går vidare.
- 01Matcha artikeln
- 02Kontrollera mängden
- 03Granska avvikelsen
1. Börja med rätt artikel
Matcha leverantör, artikelnummer och förpackningsstorlek. En låda är inte en bestämd mängd om innehållet har ändrats. Markera ersättningsartiklar så att de inte jämförs som om de vore originalartikeln.
2. Kontrollera vad som mottagits
Utgå från registrerad mottagning och följesedel. Notera delleveranser, skador och returer. Att en artikel står på en beställning betyder inte att hela mängden har kommit.
3. Jämför fakturaraderna
Jämför fakturerad mängd och pris mot underlagen. Kontrollera om priset gäller kilo, styck eller förpackning. Håll också frakt och andra avgifter synliga så att jämförelsen blir begriplig.
4. Utred före attest
Dokumentera vad som avviker och vem som ska följa upp. Ändra inte mottagen mängd bara för att få fakturan att stämma. Ansvarig hanterar rättelse eller kredit enligt verksamhetens rutiner innan underlaget godkänns.
Exempel: två förpackningar saknas
Förenklat räkneexempel. Frakt, rabatter och moms ingår inte.
UNDERLAG
Beställt: 10 förpackningar × 2 kg. Mottaget: 8 förpackningar. Fakturerat: 10 förpackningar à 100 kr.
AVVIKELSE
Fakturan avser 1 000 kr, medan registrerad mottagning motsvarar 800 kr. Skillnaden är 2 förpackningar, 4 kg och 200 kr. Kontrollera om det finns en delleverans eller felaktig fakturarad.
Kontrollera före godkännande
- Leverantör och artikelnummer stämmer.
- Förpackning och måttenhet stämmer.
- Mottagna mängder är dokumenterade.
- Returer och krediter är hanterade.
- Ansvarig har granskat avvikelserna.
När flera leveranser hör ihop
Samla underlagen för hela beställningen och kontrollera vad fakturan avser. En delleverans kan förklara en skillnad, men ska kunna styrkas av mottagningen.
Källor och vidare läsning
Detta är ett praktiskt förslag för intern kontroll, inte instruktioner om redovisning eller skatter. Ekonomiavdelningen bestämmer kontering och attestregler. Exemplet är konstruerat.
FLOOWSTOCK
Underlagen tillsammans.
Avvikelserna synliga.
FloowStock jämför fakturauppgifter med orderbekräftelser, registrerade leveranser och returer. Efter granskning och attest kan underlaget föras vidare till Fortnox.
Utforska FloowStock